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随着企事业单位的发展，各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。

1.档案手工管理，工作流程繁琐低效、整理时间冗长；

2.档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难；

3.档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，需要将所有的档案筛选一遍；

4.档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化；手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计；

5.档案盘点效率低。由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分庞大的工程；

鉴于目前档案管理存在的种种现状，利用新一代的信息技术，对档案管理进行技术升级与改造迫在眉睫。

RFID是一种非接触式自动识别技术，通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。它具有远距离、批量读取、可识别静止和运动状态下的物品信息，同传统的以条形码为代表的自动识别技术相比，RFID智能档案管理中的应用具有非常明显的优势：

快速扫描

RFID读写器可以同时辨识多个RFID电子标签，这是RFID能够提升管理效率的关键，多标签的识别意味着可以以更快速的方式批量获取出入库档案的信息。

体积小型化、形状多样化

RFID不需要为读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质，更适合往小型化与多样形态发展，可以的方便嵌入或附着在档案上，即不易被破坏，同时也更安全。

可重复使用

RFID电子标签内储存的数据可以动态的更新，可回收并多次使用，在档案管理项目中，一个电子标签绑定一个档案袋，在档案的整个流转过程中，即使档案的业务流程发生变更，电子标签也可以实时修改信息，以适应新的业务流程，反复使用，以更低的实施成本达到更高效的管理。

穿透性和无屏碍阅读

RFID可以轻易的穿透纸张、木材和塑料等非金属材质，进行穿透性通信，这也为档案的批量读取创造了条件。

RFID还具有远距离、唯一性的特性，这些特性应用在档案管理系统中，可以实现更精准的进、出、存控制，提高工作效率，减少管理成本和人为差错，打造档案管理的高效化和智能化。

档案管理系统采用三层架构设计：

采集层：主要是通过射频识别设备以及其它自动识别设备采集数据，包括RFID电子标签和RFID读写器；

网络层：即通过无线通信技术，把采集来的数据传递到中央数据库，包括无线接入设备和相关的网络设备；

应用层：对采集的数据进行管理，包括数据库服务器、应用服务器等档案管理系统软件。